Елена[e-mail скрыт] Беларусь, Минск
|
|
Проведите, например, АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
Цель аудита расчетных операций в целом и расчетов с подотчетными лицами в частности заключается в проверке достоверности статей дебиторской и кредиторской задолженности и правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. В процессе аудита решаются следующие задачи:
1) проверка документального оформления расчетов с подотчетными лицами;
2) оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
3) установление целевого использования подотчетных сумм;
4) соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов;
5) контроль организации аналитического учета расчетов;
6) сверка данных аналитического и синтетического учета по расчетным операциям;
7) сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе;
8) анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности с подотчетными лицами с целью принятия эффективных управленческих решений.
В качестве аудиторских доказательств используются: учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции (приказы и распоряжения по организации, авансовые отчеты с приложенными к ним первичными учетными документами об использовании подотчетных сумм, кассовые отчеты и др.); учетные регистры аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.
Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами приводятся в виде тестов проверки (см. таблицу 1).
Таблица 1
Тест проверки расчетов с подотчетными лицами
№ п/п Объект исследования Представляемая информация
1 Утвержден ли в организации список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды Приказ об утверждении списка лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды
2 Имеется ли в организации журнал регистрации работников, направленных в командировки, в т.ч. загранкомандировки Журнал регистрации работников, направленных в командировку
3 Оформляются ли приказы по командировкам, даются ли командируемым работникам письменные задания Приказы, распоряжения
4 Наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования и возможного скрытого авансирования подотчетных лиц Кассовые документы
5 Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам Журнал-ордер № 7
6 Наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому Письменные распоряжения руководителя
7 Облагаются ли подоходным налогом командировочные расходы, выплачиваемые сверх норм и возмещаемые по решению руководителя организации Приказ, протокол и пр.
8 Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения Данные аналитического учета
9 Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки Расчеты аванса
10 Проверяется ли правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам Первичные учетные документы
11 Своевременно ли взыскивается задолженность, нет ли случаев технических ошибок списания сумм задолженности с подотчетных лиц без оправдательных документов на счета затрат Журнал-ордер № 7, кассовые документы и др.
12 Проверяется ли полнота приходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм Данные складского, синтетического и аналитического учета
13 Своевременно ли составляются авансовые отчеты Авансовые отчеты, командировочные удостоверения, данные бухгалтерского учета
14 Своевременно ли представляются письменные отчеты по командировкам Авансовые отчеты, задания и отчеты командировочных лиц
При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются такие методы получения аудиторских доказательств, как:
- наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
- устный опрос;
- получение письменных подтверждений;
- проверка документов, подготовленных в организации клиента;
- проверка арифметических расчетов;
- проверка синтетического и аналитического учета.
Объем аудита и последовательность аудиторских процедур проверки расчетов с подотчетными лицами представлены в таблице 2.
Таблица 2
Аудиторские процедуры проверки расчетов с подотчетными лицами
№ п/п Объем аудита Аудиторские процедуры
1 Аудит приказов руководителя организации - наличие приказа руководителя организации о закреплении подотчетных лиц;
- проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем организации;
- наличие подотчетных лиц в штате организации;
- наличие журнала учета работников, выбывающих в командировки
2 Аудит оформления первичных документов - определение степени унификации первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами;
- проверка правильности оформления авансовых отчетов и приложенных к ним подтверждающих документов
3 Аудит расчетов с подотчетными лицами - проверка полноты подтверждающих документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам;
- проверка наличия приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
- проверка правильности возмещения командировочных расходов;
- проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
- проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
- проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям, на которые они выданы;
- проверка правильности отражения курсовых разниц и применения курса пересчета валюты при загранкомандировках;
- проверка правильности списания подотчетных сумм. В случаях, когда решением руководителя сумма, выданная под отчет, списывается за счет собственных источников, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержаны налоги и отчисления
4 Аудит налогообложения расходов, произведенных через подотчетных лиц - проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм
5 Аудит представительских расходов - проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам;
- проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм
6 Аудит организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами - проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7;
- проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами (задолженность должна быть показана в регистрах учета развернуто)
7 Аудит достоверности сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - проверка правильности отражения оборотов по счетам и субсчетам в главной книге с аналогичными показателями регистров синтетического и аналитического учета
На начальном этапе аудита необходимо убедиться в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организациях. Аудитору следует запросить приказ об установлении учетной политики организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, журнал учета работников, выбывающих в командировки. Фактически произведенные операции сверяются с положениями, отраженными в приказах руководителя. В процессе контроля проверяется законность и целесообразность возмещения командировочных расходов, устанавливается правильность ведения журнала учета работников, направленных в командировки (см. рекомендуемую форму ниже).
Журнал учета работников, выбывающих в командировки
из ______________________________________________________________
(наименование организации)
№ п/п Фамилия, имя, отчество коман-диро-ванного работ-ника Зани-маемая долж-ность Номер приказа или распоря-жения о направ-лении работ-ника в команди-ровку Номер коман-диро-вочного удосто-верения Фамилия, имя, отчество, должность работника, подпи-савшего команди-ровочное удосто-верение Дата Расписка команди-рованного работника в получении команди-ровочного удосто-верения
факти-чес-кого вы-бытия
факти-чес-кого при-бытия
1 2 3 4 5 6 7 8 9
На следующем этапе осуществляется проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе проверки обращается внимание на:
- правильность оформления авансовых отчетов;
- порядок проведения расчетов с подотчетными лицами;
- факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
- порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.
Документальная проверка ведется по двум направлениям: по форме и по существу отраженных операций.
При проверке авансовых отчетов по форме анализируются наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса; израсходованной суммы; суммы остатка или перерасхода; назначение аванса; наличие подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета. Особое внимание уделяется проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Устанавливается наличие отметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытиях из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии. При этом даты прибытия и убытия в командировочном удостоверении сверяются с датами, указанными в проездных документах. При необходимости производится сверка данных командировочного удостоверения с путевыми листами водителей и табелями учета рабочего времени других категорий работников, отметками в паспортах. Необходимо проверить правильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и за проезд. В случаях обнаружения фактов нарушений расчетов с подотчетными лицами вся информация должна отражаться в рабочей документации аудитора.
Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.
При проверке необходимо проконтролировать соблюдение сроков представления авансовых отчетов в бухгалтерию и порядок их оформления. Сроки отчетности аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и авансовых отчетах. Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. Необходимо убедиться в существовании списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации.
При проверке действующего порядка выдачи подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам. Законность и целесообразность расходов по подотчетным суммам проверяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов. Осуществляется сверка данных документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными авансового отчета (см. таблицу 3). Сверяют счета, товарные чеки с накладными на приходование материальных ценностей, с книгами (карточками) складского учета, отчетами движения продуктов и материалов. Результаты аудитор оформляет в виде вспомогательной ведомости (см. таблицу 4).
Таблица 3
Инспектирование авансовых отчетов по существу отраженных операций
Документ Содержание операции Подот-четное лицо Сумма по авансовому отчету, руб. Прилагаемые подтверж-дающие документы Сумма в соответствии с подтверж-дающими документами, руб. Нарушение (откло-нение)
№ дата
1 2 3 4 5 6 7 8
Таблица 4
Проверка законности расходования подотчетных сумм
№ п/п Выдано в подотчет
(Ф.И.О., дата, номер расходного документа) Стоимость товароматериальных ценностей согласно оправдательным документам Отклонения данных авансового отчета от:
накладных отчетов о движении материалов карточек складского учета
1 2 3 4 5 6
В процессе проверки авансовых отчетов детальному исследованию подлежат следующие операции: приобретение материально-производственных запасов, командировочные и представительские расходы, операции по приобретению и списанию горюче-смазочных материалов.
На заключительном этапе осуществляется проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц. Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Все нарушения, которые могут встречаться при аудите операций с подотчетными суммами, делятся на две группы: допускаемые бухгалтерской службой и руководством организации и возникающие по вине подотчетных лиц.
|
|
|