Н.Н. Метельская
главный бухгалтер (экономист)
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 24 ноября 2016 г.

ВОПРОС

Водитель направлен в служебную командировку в Российскую Федерацию. Аванс ему не выдавался, все расходы произведены сотрудником за счет собственных средств в российских рублях.

Как правильно отразить в бухгалтерском учете выплаченные расходы?

Какие документы необходимо составить?

ОТВЕТ

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Согласно ч. 3 п. 32 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115), при следовании работников по утвержденному маршруту к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя им выдаются авансы в инвалюте на расходы за границей по приобретению ГСМ, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту.

Возмещение указанных расходов производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале (ч. 4 п. 32 Инструкции № 115).

Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юрлица, подразделения, ИП отчет об израсходованных суммах инвалюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную инвалюту либо белорусские рубли, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 Трудового кодекса.

К отчету об израсходованных суммах инвалюты прилагаются следующие подтверждающие документы:

● проездной документ (билет), в т.ч. билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета – маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира;

● кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;

● чеки кассового суммирующего аппарата или специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты;

● кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

● карт-чек (его копия, заверенная руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

● договор страхования, в т.ч. страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;

● другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством.

Таким образом, работник должен подтвердить произведенные расходы оригинальными документами, выданными на территории Российской Федерации в случае, когда расходы производились не территории Российской Федерации, и выданными на территории Республики Беларусь, в случае, если какие-то из расходов производились на территории Беларуси.

Согласно п. 30 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Национального банка от 29.03.2013 № 185, отчет об израсходованных суммах инвалюты представляется в бухгалтерскую службу работником лично, в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления) либо с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения. Документы, подтверждающие расходы, произведенные в служебной командировке за границу, представляются в бухгалтерскую службу лично либо досылаются в виде регистрируемого почтового отправления.

Отчет об израсходованных суммах инвалюты составляется в валюте произведенных операций.

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в инвалюте, в которой получен аванс, либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля, установленному Национальным банком к инвалюте, в которой получен аванс, на дату составления отчета об израсходованных суммах инвалюты.

Если на дату составления отчета об израсходованных суммах инвалюты отсутствует информация об использованном обменном курсе, то в отчете об израсходованных суммах инвалюты расходы, связанные со служебной командировкой за границу, в т.ч. суточные, указываются с учетом официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Национальным банком на дату составления отчета об израсходованных суммах инвалюты.

Таким образом, сумму расходов по авансовому отчету вы пересчитываете в белорусские рубли на дату составления авансового отчета. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы, в оригинале.

В бухгалтерском учете расходы с подотчетными лицами отражаются в соответствии с п. 56 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет.

Выдача работникам под отчет сумм отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета». Израсходованные подотчетными лицами суммы отражаются по дебету счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные затраты» и других счетов и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Таким образом, операции необходимо отразить записями корреспондирующих счетов затрат по дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в белорусских рублях.