В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Close

Вход на сайт

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка.by, Кадровик.by, Экономист.by, Юрисконсульт.by.


 

Представительские расходы

Статья была опубликована в журнале «Бухучет» № 40(41), октябрь 2009.

В.Н. ЛЕМЕШ, аудитор, кандидат экономических наук

Отказ от плановых методов руководства и развитие рыночных отношений способствовали расширению сотрудничества белорусских организаций с зарубежными и отечественными партнерами. Организации Республики Беларусь для продвижения своих продукции, товаров, работ и услуг поддерживают контакты с постоянными партнерами по бизнесу и осуществляют поиск новых (потенциальных). Такие контакты предполагают проведение переговоров и деловых встреч по вопросам сотрудничества, в т.ч. с иностранными делегациями и лицами (далее - иностранные делегации). Проведение подобных мероприятий предполагает осуществление принимающей стороной определенных расходов, которые в деловом мире принято называть представительскими расходами. Представительские расходы с точки зрения бухгалтерского учета являются хозяйственными операциями, отражаемыми на счетах бухгалтерского учета.

На практике у работников бухгалтерской службы возникает множество вопросов:

  • каков перечень расходов, которые можно учесть в составе представительских расходов?
  • какие расходы относятся к представительским расходам для целей ценообразования, бухгалтерского и налогового учета?
  • какие документы необходимо оформить для обоснованного отнесения представительских расходов для целей бухгалтерского и налогового учета?
  • каковы порядок и последовательность документального оформления представительских расходов?
  • каков порядок налогообложения сумм представительских расходов?

Чтобы правильно ответить на вопрос о перечене расходов, которые можно учесть в составе представительских расходов, необходимо выяснить, в связи с какими мероприятиями возникают представительские расходы.

Традиционно представительские расходы по приему членами Правительства Республики Беларусь иностранных делегаций несет государство. С этой целью разработана и принята Инструкция о  порядке расходования средств на представительские меро­приятия дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Республики Беларусь за границей (утверждена постановлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 28 февраля 2007 г. № 29; далее - Инструкция № 29), в которой приводится следующий перечень представительских мероприятий:

  • дипломатические приемы;
  • текущие визиты (деловые встречи, обмен информацией, беседы с иностранными гражданами);
  • вручение сувениров и цветов;
  • возложение венков;
  • направление поздравлений иностранным дипломатическим и официальным лицам;
  • участие в дипломатических клубах и благотворительных мероприятиях.

Однако данный перечень касается только дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь за границей. По мнению автора, у коммерческих организаций этот перечень несколько уже.

Пунктом 2 указанной Инструкции определено, что к представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением представительских мероприятий:

  • приобретение продуктов питания и готовых блюд, спиртных напитков (водка, коньяк, вино и другие) и безалкогольных напитков;
  • оплата услуг поваров, официантов и других квалифицированных специалистов из  числа привлеченных граждан;
  • аренда помещений;
  • приобретение разовой посуды, разовых салфеток и других предметов для оформления стола, аренда посуды;
  • аренда представительской экипировки для руководителя и дипломатических работников загранучреждения по случаю участия в мероприятиях, требующих соответствующей экипировки;
  • стирка представительского белья (салфеток, скатертей и др.);
  • изготовление либо приобретение пригласительных и поздравительных открыток;
  • приобретение цветов, венков;
  • долевое участие в приобретении подарков, упаковка подарков;
  • изготовление визитных карточек для руководителя и дипломатических работников загранучреждения;
  • оплата взносов за участие руководителя загранучреждения и его супруги, руководителя консульской службы загранучреждения в дипломатических и консульских клубах;
  • оплата участия в благотворительных мероприятиях, проводимых с привлечением аккредитованных в стране пребывания дипломатических миссий (билеты, взносы и т.п.).

При рассмотрении различных аспектов, связанных с приемом иностранных делегаций коммерческими организациями Республики Беларусь, будем исходить из аналогичных критериев, а также подходов, закрепленных в различных нормативных правовых актах Республики Беларусь. Это связано с тем, что в нашем законодательстве нет полного закрытого перечня представительских расходов для коммерческой организации, выступающей принимающей стороной, а в некоторых случаях такой перечень требует более четкой трактовки.

Пунктом 2 Инструкции по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26 декабря 2003 г. № 182, в ред. от 31 марта 2008 г.; далее - Инструкция о расходах организации) определено, что расходы организации - уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению собственных источников организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

Для целей бухгалтерского учета организация в соответствии с  законодательством Республики Беларусь в зависимости от характера, условий осуществления и направлений своей деятельности подразделяет понесенные расходы:

  • на расходы по видам деятельности;
  • операционные расходы;
  • внереализационные, в т.ч. чрезвычайные, расходы.

Расходы по видам деятельности включают в себя затраты, формирующие:

  • себестоимость реализованных товаров, продукции, работ, услуг;
  • расходы на управление, обслуживание и организацию производства (общепроизвод­ственные в части условно-постоянных расходов и (или) общехозяйственные расходы, если согласно выбранной организацией учетной политике они не включаются в себе­стоимость продукции, работ, услуг, а в полном объеме списываются непосредственно в  дебет счета 90 «Реализация»);
  • расходы на реализацию товаров, продукции, работ, услуг.

Номенклатуры статей расходов на управление, обслуживание и организацию производства и на реализацию товаров, продукции, работ, услуг устанавливаются отраслевыми методическими рекомендациями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции, работ, услуг.

Расходы по видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме соответствующих затрат, исчисленной в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Порядок включения затрат в себестоимость продукции, работ, услуг устанавливается Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) (утверждены постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 октября 2008 г. № 210/161/151; далее - Основные положения по составу затрат), и иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Так, согласно подп. 3.13.15 данных Основных положений в  себестоимость продукции (работ, услуг) включаются затраты, связанные с управлением производством, в т.ч. затраты на представительские цели. В соответствии с подп. 18.32 Основных положений по составу затрат к элементу «Прочие затраты» в составе себестоимости продукции (работ, услуг) относятся представительские расходы. Следовательно, представительские расходы считаются расходами организации и подлежат включению в состав себестоимости продукции (работ, услуг) для целей бухгалтерского учета без нормирования в полном объеме.

Что же касается расходов для целей обложения налогом на прибыль, то в целях повышения эффективности использования средств утверждены нормы расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, включаемых в состав затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемых при налогообложении, на представительские цели по приему и обслуживанию иностранных делегаций и отдельных лиц (в т.ч. по оплате гостиницы, питания, культурного и бытового обслуживания, услуг переводчика и транспортных услуг) в размере до 0,2 % затрат на оплату труда работников этих организаций и индивидуальных предпринимателей за отчетный период. Затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации продукции, товаров (работ, услуг), природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете. Порядок отражения (признания) затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг) для определения облагаемой налогом прибыли устанавливается законодательством с учетом положений настоящей статьи. Затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, определяются на основании документов бухгалтерского и налогового учета.

Инструкцией по планированию, учету затрат и исчислению себе­стоимости продукции (работ, услуг) в организациях масло-жировой отрасли (утверждена постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь от 28 октября 2005 г. № 183/131, в ред. от 10 февраля 2009  г.) установлено, что представительские расходы - это расходы, связанные с приемом и обслуживанием иностранных делегаций и отдельных лиц, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества: оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия, расходы по проведению официального приема иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, а также буфетное и прочее обслуживание во время деловых переговоров и посещений культурно-зрелищных мероприятий.

Подпунктом 3.1 Методических указаний по составу и учету издержек обращения (производства), финансовых результатов деятельности организаций торговли и общественного питания (утверждены приказом Министерства торговли Республики Беларусь от 20 сентября 2002 г. № 86) определено, что представительскими расходами являются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с торговой организацией (фирмой). Следовательно, представительские расходы возникают только в случае осуществления встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты.

Таким образом, к представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением представительских мероприятий коммерческих организаций, сгруппированные по следующим статьям расходов:

  • расходы по приглашению представителей иностранной делегации;
  • проживание представителей иностранной делегации;
  • питание;
  • транспортное обслуживание иностранной делегации;
  • культурное обслуживание иностранной делегации;
  • бытовое обслуживание иностранной делегации;
  • аренда помещений для проведения переговоров;
  • услуги переводчика, не состоящего в штате организации;
  • другие.

Рассмотрим более подробно приведенный перечень расходов.

Расходы по приглашению представителей иностранной делегации

Приему иностранной делегации предшествует приглашение ее представителей. В связи с этим необходимо оформить приглашение и проинформировать представителей приглашаемой стороны об условиях пребывания в Республике Беларусь в соответствии с  требованиями нашего законодательства. Поскольку речь идет о приеме иностранной делегации, то приглашаемые принимающей стороной граждане по отношению к нашему государству являются иностранцами. В данном случае под иностранцем понимается не гражданство гражданина, а его постоянное местопребывание за пределами Беларуси. По общему правилу такое пребывание превышает 183 дня. Статьей 17 Налогового кодекса Республики Беларусь определено, что налоговыми резидентами Республики Беларусь признаются физические лица, которые фактически находились на территории Республики Беларусь более 183 дней в календарном году. Ко времени фактического нахождения на территории Республики Беларусь относится время непосредственного пребывания физического лица на территории Республики Беларусь, а также время, на которое это лицо выезжало за пределы территории Республики Беларусь на лечение, отдых, в командировку или на учебу.

В связи с этим принимающей стороне необходимо учитывать требования Закона Республики Беларусь от 3 июня 1993 г. №  2339-XII «О правовом положении иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь» (в ред. от 26 декабря 2007  г.; далее - Закон о правовом положении), Правил пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь (утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 января 2006 г. № 73, в ред. от 10 января 2008 г.; далее - Правила № 73) и Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. № 530, в ред. от 25 июня 2009 г.; далее - Положение № 530). В соответствии с п. 7 Правил № 73 иностранцы, ходатайствующие о получении визы или о въезде, должны располагать средствами, необходимыми для покрытия расходов по их пребыванию в Республике Беларусь и выезду из Республики Беларусь в соответствии с абз. 8 ч. 8 ст. 28 Закона о правовом положении. Наличие таких средств или гарантии их предоставления может быть подтверждено путем предъявления:

  • национальной валюты Республики Беларусь либо иностранной валюты, конвертируемой Национальным банком Республики Беларусь;
  • документа, на основании которого возможно получение платежных средств;
  • приглашения для временного въезда в Республику Беларусь, оформленного органами внутренних дел;
  • документа, подтверждающего бронирование и оплату места проживания и оплату питания в Республике Беларусь;
  • гарантийного письма индивидуального предпринимателя или юридического лица, принимающего иностранца (далее - принимающая организация), об оплате всех расходов, связанных с его пребыванием и выездом из Республики Беларусь;
  • транспортного средства или проездных билетов в государство своего гражданства, постоянного места жительства или в третью страну.

Иностранцы при въезде в Республику Беларусь должны располагать средствами в объеме, эквивалентном не менее 25 базовым величинам, установленным в Республике Беларусь на день въезда в Республику Беларусь, на каждый месяц пребывания.

Иностранцы, прибывшие в Республику Беларусь, в течение трех суток, за исключением выходных дней, государственных праздников и праздничных дней, объявленных Президентом Республики Беларусь нерабочими, обязаны зарегистрироваться в органе регистрации  - Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, или органе внутренних дел, или гостинице, осуществляющей регистрацию иностранцев, на основании личных обращений иностранцев или письменных ходатайств принимающих организаций, за исключением иностранцев, не подлежащих регистрации в соответствии со ст. 40 Закона о правовом положении (п. 14 Правил № 73).

В гостиницах регистрируются все проживающие в них иностранцы, за исключением иностранцев, указанных в ст. 39, 40 Закона о  правовом положении.

Для регистрации в гостинице иностранец представляет:

  • документ для выезда за границу;
  • миграционную карту;
  • страховой полис медицинского страхования для лиц, подлежащих в соответствии с  законодательством обязательному медицинскому страхованию (далее - страховой полис).

После регистрации иностранца администрация гостиницы в течение суток направляет в орган внутренних дел по месту расположения гостиницы информацию об иностранце в порядке, установленном Министерством внутренних дел Республики Беларусь.

Должностные лица юридических лиц или индивидуальные предприниматели, принимающие иностранцев, физические лица, пригласившие иностранцев в Республику Беларусь, предоставившие им жилую площадь, обязаны принимать меры по оформлению иностранцами регистрации, разрешения на временное проживание, выезду иностранцев из Республики Беларусь по истечении определенного срока пребывания, а также по соблюдению иностранцами законодательства Республики Беларусь в области внешней трудовой миграции и иного законодательства (п. 36 Правил № 73).

Лица, предоставившие жилище, транспортные средства либо оказавшие иные услуги иностранцам, пребывающим на территории Республики Беларусь, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Согласно п. 207 Положения № 530 иностранные граждане при въезде в Республику Беларусь обязаны иметь договор обязательного медицинского страхования, заключенный с белорусской страховой организацией, или договор медицинского страхования, заключенный с иностранной страховой организацией, на случай оказания им скорой и неотложной медицинской помощи медучреждениями.

Наличие договора обязательного медицинского страхования, заключенного с белорусской страховой организацией, и договора медицинского страхования, заключенного с иностранной страховой организацией, подтверждается страховым полисом.

Договор медицинского страхования, заключенный с иностранной страховой организацией, должен:

  • содержать наименование, указание на место нахождения, текущий (расчетный) счет ино­странной страховой организации, фамилию, имя и адрес иностранного гражданина;
  • распространять свое действие на территорию Республики Беларусь;
  • действовать в течение периода пребывания иностранного гражданина на территории Республики Беларусь;
  • предусматривать страховую сумму (лимит ответственности) не ниже 5000 евро;
  • охватывать страховые случаи, установленные п. 206 Положения № 530.

В случае отсутствия у иностранного гражданина договора медицинского страхования, заключенного с иностранной страховой организацией, соответствующего критериям, установленным настоящим пунктом, и его отказа заключить договор обязательного медицинского страхования этому иностранному гражданину в  порядке, определенном законодательными актами, отказывается в пропуске через Государственную границу Республики Беларусь.

Граждане Республики Беларусь, юридические лица Республики Беларусь, приглашающие иностранных граждан в Республику Беларусь, вправе заключить договоры обязательного медицинского страхования в пользу иностранных граждан (п. 210 Положения №  530).

Уплата страхового взноса производится единовременно за весь срок страхования наличными деньгами либо путем безналичных расчетов в соответствии с законодательством. Уплата страхового взноса может быть произведена как в белорусских рублях, так и в  свободно конвертируемой валюте.

В случае если иностранные граждане прибывают в Республику Беларусь в составе делегаций или групп, договор обязательного медицинского страхования заключается в пользу каждого прибывающего иностранного гражданина и страховой полис выдается отдельно каждому застрахованному лицу (п. 222 Положения №  530).

В соответствии с подп. 3.21 Основных положений по составу затрат в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются страховые взносы по видам обязательного страхования; страховые взносы по перечню видов добровольного страхования и в размерах, определяемых Президентом Республики Беларусь; страховые взносы по договорам страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств при направлении работников в служебную командировку за пределы Республики Беларусь в случаях, когда в соответствии с законодательством страны пребывания командированного работника указанный вид страхования является обязательным.

Проживание представителей иностранной делегации

По общему правилу расходы по проживанию представителей ино­странной делегации являются для приезжающей стороны командировочными расходами. Но т.к. инициатором переговоров является принимающая сторона, правильнее было бы предположить, что она должна нести эти расходы. Чтобы избежать разногласий при проверке данного вопроса специалистами контролирующих органов, принимающая сторона должна документально подтвердить, что по условиям соглашения именно она несет эти расходы. В этом случае они будут экономически оправданными.

Следует отметить, что Указом Президента Республики Беларусь от 15 июня 2006 г. № 398 «Об утверждении норм расходов на рекламу, маркетинговые, консультационные и информационные услуги, представительские цели, подготовку кадров» (в ред. от 23  января 2009 г.; далее - Указ № 398) предусмотрено включение расходов принимающей стороны, включаемых в состав затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемых при налогообложении, на представительские цели по приему и обслуживанию иностранных делегаций и отдельных лиц только в  части оплаты гостиницы.

Следовательно, подтверждение других расходов по проживанию, в т.ч. по оплате гражданам по отдельному договору (например, с  физическим лицом), не будут являться основанием для включения в состав затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемых при налогообложении, на представительские цели.

Необходимо учитывать, что при оформлении документов на проживание следует контролировать сроки проведения переговоров и сроки проживания в гостинице представителей иностранной делегации. На практике часто встречаются случаи, когда переговоры проводятся в течение 1-2 дней, а оплата проживания производится за более чем двое суток.

Пример
Представители иностранной делегации были заселены в гостиницу 4 августа в 21.00, что предусмотрено программой приема делегации. Переговоры проводились 5 августа. Проживание членов иностранной делегации подтверждается документами за 4-10 августа. В этом случае учесть в составе затрат по представительским мероприятиям можно только 4-5 августа.

Расходы на питание

Указом № 398 определено, что расходы принимающей стороны, включаемые в состав затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, на представительские цели включают в т.ч. расходы на питание. К  представительским расходам на питание относятся расходы принима­ющей стороны на завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие, связанное с приемом пищи. Такие мероприятия могут проходить:

  • в специально оборудованном для таких целей помещении принимающей стороны (комната переговоров и т.п.) и обеспечиваться собственными силами либо с привлечением стороннего физического или юридического лица (поваров, официантов и других квалифицированных специалистов по договору). В этом случае может возникнуть необходимость в приобретении разовой посуды, разовых салфеток и других предметов для оформления стола, аренды посуды, приобретении продуктов питания и готовых блюд, напитков и др.;
  • в структурном подразделении принимающей стороны, специализирующемся на оказании услуг общественного питания (столовая, кафе, буфет и т.п.). В этом случае необходимо согласовать меню и время приема пищи;
  • у стороннего лица, специализирующегося на оказании услуг общественного питания (ресторан, бар, столовая, кафе и т.п.). В этом случае возможны два варианта: предварительная договоренность с предварительной оплатой либо расчет по факту в наличной либо безналичной форме.

На практике возникает ряд вопросов в отношении спиртных напитков и табачных изделий, связанных с тем, что первые включены в перечень продовольственных товаров, а вторые в нем отсутствуют.

Однако это не является основанием для учета расходов по  спирт­ным напиткам в составе представительских.

Так, согласно ч. 7 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, а также срочный трудовой договор до истечения срока его действия может быть расторгнут нанимателем в случаях появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также распития спиртных напитков, употребления наркотических средств или токсических веществ в рабочее время или по месту работы.

На работников, с которыми заключены контракты, распространяется действие норм Декрета Президента Республики Беларусь от  26 июля 1999 г. № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (в ред. от 28 мая 2008 г.; далее - Декрет №  29), который обязывает нанимателя досрочно расторгнуть контракт за распитие спиртных напитков, употребление наркотических или токсических средств в рабочее время или по месту работы. Следовательно, работнику организации, выполняющему свои должностные обязанности по сопровождению делегаций, запрещено распивать спиртные напитки, однако отсутствует запрет на употребление таких напитков членами делегации. Более того, при проведении дипломатических приемов с количеством приглашенных свыше 50 человек ответственный за протокол с  участием заведующего хозяйством и бухгалтера составляет (п.  10 Инструкции № 29):

  • заявку на проведение дипломатического приема;
  • меню, руководствуясь нормами расходования спиртных и безалкогольных напитков;
  • смету расходов на проведение дипломатического приема.

Вместе с тем во время текущих визитов использование и подача крепких спиртных напитков на текущие визиты запрещаются (п. 15 Инструкции № 29).

Транспортное обеспечение

Транспортное обеспечение может осуществляться собственными силами принимающей организации либо на коммерческой основе со сторонним лицом. В большинстве случаев транспортное обеспечение осуществляется с помощью автомобильных перевозок. Статьей 1 Закона Республики Беларусь от 14 августа 2007 г. №  278- З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» определено:

  • автомобильная перевозка - автомобильная перевозка пассажиров и багажа или грузов;
  • автомобильная перевозка для собственных нужд - автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя и выполняется ими для перемещения своих работников или грузов, принадлежащих им на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами, принадлежащими им на праве собственности или на иных законных основаниях, при условии, что транспорт­ными средствами управляют работники этих юридического лица или индивидуального предпринимателя либо сам индивидуальный предприниматель.

Согласно ст. 4 указанного Закона автомобильные перевозки пассажиров подразделяются на внутриреспубликанские и международные автомобильные перевозки.

К внутриреспубликанским автомобильным перевозкам относятся:

  • городские автомобильные перевозки;
  • пригородные автомобильные перевозки;
  • междугородные внутриобластные автомобильные перевозки;
  • междугородные межобластные автомобильные перевозки.

Городские автомобильные перевозки - автомобильные перевозки, выполняемые в пределах города (населенного пункта) и за его пределы до пунктов, установленных решением местных исполнительных и распорядительных органов.

Пригородные автомобильные перевозки - автомобильные перевозки, которые не могут быть отнесены к городским автомобильным перевозкам и выполняются в пределах административных границ района или за его пределы с протяженностью маршрута не более 50 км, измеряемого от границ города (населенного пункта), являющегося начальным пунктом маршрута.

Междугородные внутриобластные автомобильные перевозки  - автомобильные перевозки, которые не могут быть отнесены к городским или пригородным автомобильным перевозкам и выполняются в пределах административных границ области Республики Беларусь.

Междугородные межобластные автомобильные перевозки  - автомобильные перевозки, которые не могут быть отнесены к город­ским или пригородным автомобильным перевозкам и выполняются по территориям двух и более областей Республики Беларусь.

Автомобильные перевозки пассажиров могут выполняться в регулярном или нерегулярном сообщении.

Автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении - систематические автомобильные перевозки пассажиров, выполняемые согласно расписаниям либо интервалам движения транспортных средств с установленными началом и окончанием работы по определенным маршрутам с местами посадки и высадки пассажиров, оборудованными в соответствии с требованиями технических нормативных правовых актов.

Автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении подразделяются на автомобильные перевозки пассажиров транспортом общего пользования и иные автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении.

Автомобильные перевозки пассажиров в нерегулярном сообщении - автомобильные перевозки пассажиров, которые не могут быть отнесены к автомобильным перевозкам пассажиров в регулярном сообщении.

Однако законодательством однозначно не определено, какие именно из приведенных выше транспортных расходов могут учитываться как представительские расходы, а это значит, что велика вероятность разногласий со специалистами контролирующих органов. Например, на практике иногда встречаются случаи, когда организация возмещает расходы иностранным представителям, прибывшим на переговоры, стоимость авиационных и железнодорожных билетов, оплату проезда любым другим транспортом иностранных представителей, а также по пути следования из другого государства до границ Республики Беларусь и непосредственно по ее территории. Эти аспекты необходимо учитывать при формировании сметы расходов и составлении отчета по проведенному приему иностранной делегации.

Бытовое обслуживание

При определении понятия «бытовое обслуживание» следует руководствоваться Общегосударственным классификатором ОКРБ 015- 2003 «Услуги населению» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 9 декабря 2003 г. № 49), согласно которому к услугам бытового обслуживания относятся следующие услуги:

Код

Наименование услуги

011 000

Ремонт, окраска и пошив обуви

012 000

Ремонт и пошив швейных меховых и кожаных изделий, головных уборов и изделий текстильной галантереи. Ремонт, пошив и вязание трикотажных изделий

013 000

Ремонт и техническое обслуживание радиоэлектронной аппаратуры, бытовых машин и  приборов, ремонт и изготовление металлических изделий

014 000

Изготовление и ремонт мебели

015 000

Химическая чистка и крашение, услуги прачечных

016 000

Ремонт и строительство жилья и других построек

017 000

Техническое обслуживание и ремонт транспортных средств, машин и оборудования

018 000

Услуги фотоателье и фото- и кинолабораторий, прочие услуги производственного характера

019 000

Услуги бань и душевых, парикмахерских, услуги организаций по прокату, ритуальные и  обрядовые услуги


По мнению автора, в состав представительских расходов можно включать не все расходы, приведенные в таблице, что также может быть объектом разногласий при проверке специалистами контролирующих органов.

Подготовка к проведению приема

В целом с точки зрения бухгалтерского и налогового учета последовательность проведения мероприятий, связанных с представительскими расходами, можно представить в виде определенных этапов (шагов) (см. рисунок). Рассмотрим более подробно некоторые из них.

1-й этап - Подготовка и проведение приема иностранных делегаций

  • Служебная (докладная) записка работника, ответственного за проведение приема иностранных делегаций и лиц (решение собственников, учредителей), решение учредителей (собственника)
  • Приказ о приеме иностранной делегации
  • Программа приема иностранной делегации
  • Смета расходов по приему иностранной делегации
  • Приглашение иностранным гражданам для участия в приеме

2-й этап - Проведение приема

3-й этап - Отчет о проведенном приеме

  • Отчет работников, ответственных за конкретный этап приема (мероприятие в соответствии с программой приема) иностранной делегации
  • Отчет подотчетных лиц, осуществлявших оплату представительских расходов за счет подотчетных сумм в соответствии со сметой расходов по приему
  • Отчет работников, производивших оплату представительских расходов иным образом (пластиковая карточка, чековая книжка, электронный кошелек) в соответствии со сметой расходов по приему иностранной делегации

4-й этап - Отражение в бухгалтерском учете представительских расходов

  • Документальное оформление
  • Расчет норматива для отражения на соответствующих счетах
  • Отражение в бухгалтерском учете и отчетности

4-й этап - Отражение в бухгалтерском учете представительских расходов

  • Налог на прибыль
  • НДС
  • Подоходный налог

Подготовка и проведение приема иностранных делегаций

Служебная (докладная) записка ответственного лица

В каждой организации определен круг лиц, которые осуществляют подготовку и обоснование разработки проекта договора с партнерами по бизнесу. Как правило, именно работник, в должностной инструкции которого предусмотрено выполнение функций по проведению переговоров с реальными и потенциальными партнерами по бизнесу, готовит служебную (докладную) записку на имя должностного лица, уполномоченного принимать решение о целесообразности приема иностранной делегации. Таким лицом могут быть руководитель организации либо его заместители.

В служебной (докладной) записке в краткой форме обосновывается необходимость проведения переговоров и деловых встреч по вопросам сотрудничества (далее - приемов), а также предполагаемые представительские расходы, которые несет организация  - принимающая сторона.

В некоторых случаях вместо служебной (докладной) записки может быть подготовлена выписка из протокола общего собрания учредителей (акционеров) либо решение собственника для унитарного предприятия. В этом случае в выписке указывается обоснование предстоящего приема:

  • открытие нового направления вида экономической деятельности;
  • расширение рынков (открытие торговых центров в других регионах, открытие сервисных центров по гарантийному и послегарантийному обслуживанию продаваемой продукции в других регионах);
  • другие.

Приказ о приеме иностранной делегации и граждан

Рассмотрев служебную (докладную) записку или выписку из протокола общего собрания учредителей (акционеров), руководитель организации или уполномоченное должностное лицо принимает решение о целесообразности проведения приема. Такое решение оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации, в котором указываются:

  • цель визита иностранной делегации;
  • время пребывания иностранной делегации;
  • предполагаемое количество членов иностранной делегации;
  • количество сопровождающих лиц от принимающей организации;
  • лицо (лица), ответственное(ые) за разработку программы приема иностранной делегации;
  • лицо (лица), ответственное(ые) за разработку сметы расходов по приему иностранной делегации;
  • срок (сроки), к которому(ым) программа приема иностранной делегации и смета расходов по приему иностранной делегации должны быть представлены на утверждение.

Лица, указанные в приказе как ответственные, должны быть ознакомлены с приказом под роспись.

Примерная форма приказа приведена ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Строитель»

ПРИКАЗ

24.04.2009                                                                                                                               № 18

г. Минск

О приеме иностранной делегации из Польши

Для проведения представительских мероприятий с целью пролонгации контракта на поставку строительных материалов с производителем краски «Экоснежка»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ответственному за организацию приема иностранных делегаций и лиц заместителю директора по внешнеэкономическим связям Успешному Алексею Алексеевичу подготовить программу приема представителей производителя краски «Экоснежка» во главе с господином Пеньков­ским Константином Кирилловичем в количестве трех человек на срок три дня с  28  по  30  июля 2009  г. (включительно) и сопровождающими иностранную делегацию лицами:

Солнечный Евгений Александрович, директор;

Успешный Алексей Алексеевич, заместитель директора по внешнеэкономическим связям;

Бережливая Светлана Михайловна, начальник отдела маркетинга.

Представить программу приема на утверждение директору до 10 мая 2009 г.

2. Главному бухгалтеру Считайкиной Анне Александровне на основании программы приема подготовить сметы расходов на прием и обслуживание иностранной делегации и представить ее на утверждение директору до 20 мая 2009 г.

Директор                                                      Подпись                                           Е.А. Солнечный

Программа приема

Лицо (лица), ответственное(ые) за разработку программы приема иностранной делегации, как правило, готовят общую и рабочую программу приема иностранной делегации.

Общая программа приема иностранной делегации предназначается для членов делегации. В ней приводится расписание по датам и часам графика пребывания иностранной делегации в нашей стране с указанием мероприятий. Общая программа готовится, как правило, на русском (белорусском) языке и языке принимаемой стороны и вручается всем членам делегации в начале визита.

Рабочая программа приема иностранной делегации предназначена для принимающей стороны. В ней отражаются все организационно-технические аспекты приема иностранной делегации. В  частности, в рабочей программе должны быть предусмотрены:
  • места и порядок проживания членов иностранной делегации (бронирование номеров в гостинице и т.п.);
  • места и порядок питания;
  • привлечение в переговорах переводчиков;
  • сопровождающие иностранную делегацию лица и представители от принимающей стороны и т.д.
Рабочая программа приема иностранной делегации содержит перечень мероприятий и лиц, ответственных за организацию и проведение мероприятий по приему иностранной делегации. Перечень обсуждаемых в ходе визита иностранной делегации вопросов, время и место их обсуждения конкретизируются с учетом предварительных данных, предоставленных иностранным партнером.

Составленная программа приема иностранной делегации представляется руководителю организации на рассмотрение и утверждение.

Программа приема иностранной делегации служит основой для разработки сметы расходов на прием иностранной делегации.

Смета расходов на прием иностранной делегации

Лицо (лица), ответственное(ые) за разработку сметы расходов на прием иностранной делегации, может(гут) формировать ее параллельно с лицами, разрабатывающими программу приема иностранной делегации либо после утверждения программы приема иностранной делегации. Такой подход объясняется тем, что информация для составления сметы расходов на прием иностранной делегации должна базироваться на плановых данных, в основе которых - программа приема. Формирование сметы расходов на прием иностранной делегации предполагает указание в ней источников покрытия расходов. Приведем пример данной сметы расходов.

      УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                              Директор ООО «Строитель»

                                                                                                       Подпись              Е.А. Солнечный

                                                                                                                 20.05.2009

СМЕТА

расходов на прием иностранной делегации

№ п/п

Наименование расходов

Сумма, руб.

1

Продукты питания

Сумма

2

Напитки

Сумма

3

Аренда помещения

Сумма

4

Оплата обслуживания (официанты,

повара и др.)

Сумма

5

Аренда посуды

Сумма

6

Приобретение разовой посуды и разовых салфеток

Сумма

7

Приобретение или изготовление пригласительных открыток

Сумма

8

Прочие расходы - всего

Сумма

9

Всего расходов

Сумма

 

в т.ч. за счет себестоимости

Сумма

 

в т.ч. за счет фонда потребления

Сумма

Главный бухгалтер                                 Подпись                                      А.А. Считайкина

К составленной смете может прилагаться примерное меню.

По окончании мероприятий, связанных с приемом и обслуживанием делегации, лица, на которые приказом руководителя возлагалась обязанность по составлению отчета о проведенном мероприятии, составляют и представляют не позднее указанных в приказе сроков отчет, а работник бухгалтерии - отчет об использовании средств на прием делегации, примерная форма которого приведена ниже.

     УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                              Директор ООО «Строитель»

                                                                                                       Подпись              Е.А. Солнечный

                                                                                                                 30.07.2009

ОТЧЕТ

об использовании средств на прием делегации, состоявшийся 28 июля 2009 г., на котором присутствовали шесть человек, в т.ч. три иностранца

На настоящий прием согласно прилагаемым документам израсходовано:

1. За продукты питания, воду, соки согласно ____________ счету(ам) ___________________

                                                                   (количество)                     (сумма цифрами)

2. Прочие расходы (обслуживание приема, аренда помещения и др.)

согласно ____________ счету(ам) ___________________

               (количество)                     (сумма цифрами)

ИТОГО  __________________________________________________________________________

                                                         (сумма расхода прописью)

_________________________________________________________________________________

Приложение: документы на ______ листах.

Ответственный                                        Подпись                                        А.А. Успешный

30 июля 2009 г.

 

Справка бухгалтерии

Настоящий отчет проверен и подлежит утверждению в сумме _________________________

_________________________________________________________________________________

                                        (указывается сумма цифрами и прописью)

Главный бухгалтер                                 Подпись                                      А.А. Считайкина

30 июля 2009 г.

Порталы для специалистов

Наши партнеры

Повышение квалификации Повышение квалификации, мастер-классы, обучающие курсы, переподготовка на уровне высшего образования. Тел. 229-12-05, 229-12-14
Статистика форума
Дни рождения

Сегодня свой день рождения празднуют 111 пользователей.

Посмотреть все

Погода

Вы можете выбрать другой город для информера
Ближайшие праздники