ВАЛЮША[e-mail скрыт] Беларусь Европа, Минск
|
|
Вопрос: 1. Каким образом коммерческой организации следует учитывать в бухгалтерском учете трудовые книжки работников?
2. В результате производственной аварии трудовые книжки отдельных работников были утрачены. Работникам были выданы дубликаты трудовых книжек. Каким образом данная операция отражается в бухгалтерском учете организации?
Ответ: 1. В соответствии со ст. 50 Трудового кодекса Республики Беларусь трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.
Порядок ведения трудовых книжек определяется Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.
Основные требования к учету трудовых книжек установлены Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 N 1635 "О трудовых книжках работников" (далее - Постановление N 1635) и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция N 30).
На основании подп. 1.9 Постановления 1635 наниматели осуществляют учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством.
Общий порядок хранения, учета и использования бланков строгой отчетности определен Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.02.2002 N 21.
Согласно подп. 1.10 Постановления N 1635 наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек.
Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя.
Подпунктом 1.12 Постановления N 1635 установлено, что при выдаче трудовой книжки, а также вкладыша в трудовую книжку с работника взимается плата в размере затрат на их приобретение.
В соответствии с п. 58 Инструкции N 30 нанимателем или уполномоченным должностным лицом ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 2 к Инструкции N 30) (далее - приходно-расходная книга);
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 3 к Инструкции N 30) (далее - книга учета).
В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией.
Книга учета ведется кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета, собственноручно указав дату получения.
Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия - печатью нанимателя.
Пунктом 59 Инструкции N 30 предусмотрено, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу.
По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от уполномоченного должностного лица отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (приложение 1 к Инструкции N 30).
В соответствии с п. 60 Инструкции N 30 в случае ликвидации нанимателя ликвидационной комиссией составляется акт как для документов строгой отчетности о наличии неиспользованных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Составленный акт и прилагаемые к нему бланки сдаются по месту их получения.
Бухгалтерские записи в учете организации производятся в соответствии с Типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденных Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89 (далее - Инструкция N 89).
Для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности (квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п.) предназначен счет 006 "Бланки строгой отчетности".
Бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности" по номинальной стоимости или в условной оценке.
Аналитический учет по счету 006 "Бланки строгой отчетности" ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения.
На счете 10 "Материалы" учитывают движение сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации.
Оприходование материалов отражается записью по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и других в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов в организацию. При этом материалы принимаются к бухгалтерскому учету независимо от того, когда они поступили - до или после получения расчетных документов поставщиков.
При выбытии материалов (продажа, списание и другое, за исключением безвозмездной передачи) их стоимость списывается с кредита счета 10 "Материалы" в дебет счета 91 "Операционные доходы и расходы".
Счет 91 "Операционные доходы и расходы" предназначен для обобщения информации об операционных доходах и расходах отчетного периода, в том числе о доходах и расходах, связанных с продажей и прочим выбытием принадлежащих организации производственных запасов и иных активов, а также для определения финансовых результатов от их выбытия.
На счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" обобщается информация о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.
По кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" записи производятся в том числе в корреспонденции с дебетом следующих счетов:
учета денежных средств - на суммы внесенных платежей;
70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из сумм по оплате труда.
Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" ведется по каждому работнику организации.
Таким образом, в бухгалтерском учете следует произвести записи:
Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
К-т 51 "Расчетный счет" - оплачены трудовые книжки;
Д-т 006 "Бланки строгой отчетности" - оприходованы бланки трудовых книжек на забалансовом счете;
Д-т 10 "Материалы"
К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - оприходованы бланки трудовых книжек на балансовом счете;
Д-т 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам"
К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на сумму НДС по полученным ценностям;
Д-т 68 "Расчеты по налогам и сборам"
К-т 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам" - на сумму НДС, принятого к зачету;
К-т 006 "Бланки строгой отчетности" - отражено списание (заведение на работников) трудовых книжек на забалансовом счете;
Д-т 91 "Операционные доходы и расходы"
К-т 10 "Материалы" - отражено списание (оформление на работников) трудовых книжек на балансовых счетах;
Д-т 91 "Операционные доходы и расходы"
К-т 68 "Расчеты по налогам и сборам" - на сумму начисленного НДС;
Д-т 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
К-т 91 "Операционные доходы и расходы" - отражена возмещаемая работниками стоимость трудовых книжек;
Д-т 50 "Касса", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
К-т 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - внесены в кассу организации работниками денежные средства за трудовые книжки (произведены удержания за трудовые книжки из заработной платы).
2. Порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен главой 10 "Дубликат трудовой книжки" Инструкции N 30.
Главой 11 "Расчеты за трудовые книжки (вкладыши к ним), хранение трудовых книжек" Инструкции N 30 предусмотрено, что при утрате нанимателем трудовой книжки работника по причинам стихийного бедствия, производственной аварии и по другим причинам, не являющимся виной нанимателя, владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости.
Согласно Инструкции N 89 при безвозмездной передаче материалов их стоимость списывается с кредита счета 10 "Материалы в дебет счета 92 "Внереализационные доходы и расходы".
Счет 92 "Внереализационные доходы и расходы" предназначен для обобщения информации о внереализационных доходах и расходах отчетного периода, в том числе чрезвычайных доходах и расходах, то есть о результатах от операций, непосредственно не связанных с производственной деятельностью организации. На данном счете отражаются среди прочего доходы, потери и расходы в связи с чрезвычайными обстоятельствами хозяйственной деятельности (стихийное бедствие, пожар, авария, национализация, конфискация и т.п.).
Таким образом, в бухгалтерском учете организации следует произвести записи:
Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
К-т 51 "Расчетный счет" - оплачены дубликаты трудовых книжек;
Д-т 006 "Бланки строгой отчетности" - оприходованы бланки дубликатов трудовых книжек на забалансовом счете;
Д-т 10 "Материалы"
К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - оприходованы бланки дубликатов трудовых книжек на балансовом счете;
Д-т 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам"
К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на сумму НДС по полученным ценностям;
Д-т 68 "Расчеты по налогам и сборам"
К-т 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам" - на сумму НДС, принятого к зачету в соответствии с требованиями налогового законодательства;
К-т 006 "Бланки строгой отчетности" - отражена выдача дубликатов трудовых книжек без взимания их стоимости на забалансовом счете;
Д-т 92 "Внереализационные доходы и расходы"
К-т 10 "Материалы" - отражена выдача дубликатов трудовых книжек на балансовых счетах без взимания их стоимости;
Д-т 92 "Внереализационные доходы и расходы"
К-т 68 "Расчеты по налогам и сборам" - на сумму исчисленного в соответствии с требованиями налогового законодательства НДС.
Заместитель начальника управления
методологии бухгалтерского учета и
отчетности Министерства финансов
А.В.КРУПНОВА |
|
|